Для чего нужна картотека для хранения трудовых книжек?
Документ "трудовая книжка" представляет собой официальный документ лица, получающее первый раз оформление с начала его работы и включает в себя индивидуальную содержательную информацию о нем: сюда включаются данные, дата, а также год рождения, образование (среднее, высшее), профессия, специальность (к примеру, финансовый менеджмент, экономика предприятия и другое). Помимо этого, такому официальному документу присвоен, обязательно, регистрационный номер. Когда месяц подходит к концу человек который отвечает за правильное ведение трудовых книжек, предоставляет в отдел бухгалтерии данные о наличии соответствующих бланков, а также о суммах, которые были получены за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Следует отметить, что трудовые книжки требуют надежного хранения, так как являются документами строгой отчетности. Их лучше всего хранить в сейфе. Но если сейф отсутствует по каким-либо причинам, то документацию можно хранить и в картотеке, надежно запираемой на ключ.
Шкаф для трудовых книжек применяется не только для хранения, но и архивирования карточек самого разного размера, трудовых книжек, других документов. Картотеки из металла достаточно надежны, удобны в использовании. Как правило, они покрыты светлой краской, что придает изящный внешний вид и повышенную износостойкость. Картотеки для хранения трудовых книжек содержат делители для удобного хранения документов. Этот шкаф дает возможность не только надежно хранить, но и удобно складывать документацию разных форматов (А0-А6). Кроме этого, такие картотеки экономно используют площадь в любом офисе. К преимуществам металлической мебели можно отнести надежную защиту от грызунов, а также лучшая (если сравнивать с деревянной мебелью) влагостойкость и огнестойкость.
Кто же в фирме отвечает за учет, ведение, а также хранение трудовых книжек? Обычно, эти обязанности выполняет кадровик, в других случаях секретарь или бухгалтер.
Если кадровик меняет место работы, то трудовые книжки передаются согласно акту приема-передачи дел. Этот акт необходимо заверить 2-мя подписями - с одной стороны указать фамилию и должность человека, принявшего документы, со второй стороны - сдавшего. Если по каким-либо причинам изъяты некоторые трудовые книжки, то необходимо составить акт, в котором обязательно зафиксировать причины их отсутствия.
