 Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование технологий для автоматизации повторяющихся и сложных бизнес-транзакций. BPA упрощает и трансформирует способы управления внутренними рабочими процессами компаний, позволяя им экономить деньги, повышать эффективность и оптимизировать использование ресурсов.
Многие компании ограничиваются автоматизацией только определенных участков конкретного процесса, в то время как другие, более дальновидные, предпочитают полную автоматизацию некоторых действий от начала до конца.
Почему важна автоматизация бизнес-процессов?
Ожидания клиентов меняются, чтобы соответствовать требованиям постоянного существования. Клиенты требуют оперативности и простоты. Независимо от точки взаимодействия, им нужен последовательный, персонализированный, удобный и безопасный опыт.
Клиенты не сочувствуют множеству сложностей, с которыми сталкиваются компании, пытающиеся оправдать их ожидания. Мы говорим о сложных вопросах, таких как отраслевое регулирование, меняющиеся требования, операционная разрозненность, технологическая инфраструктура, конкурентные угрозы, экономические реалии и новые каналы.
Однако клиенты ожидают, что бренды будут им сопереживать и не будут терпимо относиться к негативному опыту. Компании хотят, чтобы к ним относились как к личностям, а не как к очередной деловой сделке.
Учитывая это, как компании справляются с этими постоянно меняющимися требованиями и обеспечивают положительный опыт работы с клиентами?
Необходимость найти новые способы общения и привлечения клиентов также влечет за собой необходимость максимально использовать возможности технологий и рассматривать их как двигатель этой цифровой революции.
Сегодня технологические инновации охватывают практически все аспекты человеческой жизни, и компаниям необходимо понимать свою клиентскую базу изнутри. Им необходимо понять свои потребности и найти способы внедрения технологий, чтобы связаться с ними на более глубоком и значимом уровне.
Будь то банковская сфера, где вы хотите предоставить удобные способы оплаты, или сфера здравоохранения, где у вас есть доступ к медицинским записям, каждый из этих сценариев требует внедрения определенного типа технологии в вашу повседневную жизнь.
Неиспользованный потенциал технологических инноваций приводит к необходимости перехода к мышлению, в большей степени ориентированному на цифровые технологии. Как можно приобрести этот менталитет? Как заставить сотрудников мыслить «цифровым способом»? Как перейти на цифровые технологии, если текущая ситуация соответствует целям компании и вы не ощущаете необходимости менять существующие процессы?
Ответ прост: просто спросите своих клиентов, чего они действительно хотят и как они этого хотят. Даже несколько простых шагов по автоматизации рабочего процесса, оцифровке ручного процесса или более эффективной оптимизации ресурсов для решения важнейших задач могут дать отличные результаты и достичь еще более амбициозных долгосрочных бизнес-целей.
По крайней мере, компания все равно может внимательно посмотреть на то, как она общается со своими клиентами. Легко ли доступны коммуникации? Распространяются ли они через предпочтительные каналы клиентов?
Принятие подхода, ориентированного на цифровые технологии, приносит с собой еще одно менее очевидное, но не менее важное преимущество. Действительно, переход к новым технологиям и принятие перемен обеспечивают огромное конкурентное преимущество. Например, с переходом на цифровые технологии небольшие компании смогут стать гораздо более адаптируемыми к изменениям в бизнесе, чем крупные компании, и смогут реагировать на изменения с большей скоростью.
По данным Gartner, 87% топ-менеджеров считают, что цифровизация является приоритетом бизнеса, а 79% консультантов по бизнес-стратегии говорят, что она буквально заново изобретает способы продвижения компаний на рынке и создает новые потоки доходов.
Благодаря возможностям автоматизации бизнес-процессов малый и средний бизнес может сосредоточиться на укреплении своих отношений со своими клиентами.
Согласно прогнозам Форрестера, автоматизация — одна из самых глубоких и разрушительных сил, когда-либо появлявшихся в истории человечества. Тема автоматизации все чаще становится темой, которая доминирует в рассуждениях тех, кто принимает стратегические решения, и многие компании постоянно оценивают, какие виды деятельности следует автоматизировать.
Как указано Forbes Insights в отчете, подготовленном совместно с IBM, это явление все больше распространяется практически во всех секторах по мере того, как компании внедряют интеллектуальную автоматизацию. KPMG прогнозирует увеличение инвестиций в интеллектуальную автоматизацию: ожидается, что к 2025 году общие расходы достигнут $232 млрд по сравнению с $12,4 млрд сегодня.
Однако даже этот впечатляющий рост не отражает всей картины. Автоматизация бизнес-процессов — это не простое технологическое внедрение, а полная трансформация методов работы компаний.
Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?
Вот некоторые вещи, которые следует учитывать при выборе процессов для автоматизации:
- Какие бизнес-процессы генерируют большой объем деятельности?
- Для выполнения каких бизнес-процессов требуется участие нескольких человек?
- Какие бизнес-процессы регулируются срочными сроками?
- Какие бизнес-процессы оказывают существенное влияние на другие системы и процессы?
- Какие бизнес-процессы требуют соблюдения требований и аудита?
- Процессы, соответствующие этим критериям, являются хорошими кандидатами на автоматизацию.
Варианты использования для автоматизации бизнес-процессов - PMI
Автоматизация процессов — это использование технологий для устранения ручных задач для достижения операционных улучшений. Простое изучение существующих методологий, используемых для подготовки и отправки критически важных сообщений клиентам, может помочь компаниям определить потенциальные преимущества замены неэффективных ручных процессов автоматизированными рабочими процессами.
Следующие области представляют собой конкретные варианты использования и являются основными кандидатами на автоматизацию процессов.
Управление исходящими коммуникациями с клиентами
Многие предприятия сталкиваются с задержками при отправке сообщений клиентам и часто вынуждены полагаться на сотрудников других бизнес-подразделений для подготовки почты в периоды занятости. Часто сотрудникам приходится вручную сортировать документы и дважды или трижды проверять конверты, чтобы убедиться, что они содержат правильный материал.
Автоматизируя процессы обработки исходящих документов, предприятия малого и среднего бизнеса могут сократить время и усилия, затрачиваемые на массовые рассылки, с нескольких часов до нескольких щелчков мышью.
Автоматизация доставки счетов
Рабочие процессы по дебиторской задолженности (AR) (процессы «от заказа до оплаты») имеют решающее значение во всех организациях. Компании должны получать платежи и платить своим поставщикам и сотрудникам.
Многим предприятиям малого и среднего бизнеса отправка счетов-фактур занимает слишком много времени. Это связано с проблемами операционной или технологической мощности, связанными с рабочим процессом выставления счетов. Задачи, необходимые для создания, подготовки, обработки и отправки счетов, требуют значительных усилий и могут быть неэффективными. Автоматизация может упростить этот процесс.
Оптимизация процессов сбора
Чтобы ваш бизнес продолжал светиться, вам нужен устойчивый денежный поток. Многим финансовым командам сложно создавать точные отчеты о показателях ликвидности и сборов денежных средств, такие как отчеты о сроках погашения и отсрочках по кредитам.
Данные извлекаются из множества источников и хранятся в таблицах Excel, которые необходимо постоянно обновлять и распространять среди всех участников бизнеса. Это тратит драгоценное время и ресурсы на ежедневный процесс сбора средств, включая отправку электронных писем, телефонные звонки, повторную отправку счетов и разрешение споров.
Современные программные решения для управления производством и аудита могут помочь МСП лучше прогнозировать движение денежных средств, выявлять клиентов, которым может потребоваться дополнительное внимание для оплаты счетов, и предоставлять альтернативные способы оплаты для ускорения получения платежей.
Лучшие практики для BPA
Простого внедрения программного обеспечения BPA может быть недостаточно для обеспечения успешной работы. По этой причине предлагается принять прагматичный подход к автоматизации.
Вот несколько лучших практик для получения максимальной отдачи от автоматизации бизнес-процессов.
- Начните с четкого понимания процессов, которые вы хотите автоматизировать: какие задачи они включают, кто отвечает за каждую задачу и когда каждую задачу необходимо выполнить.
- Четко определите цели автоматизации бизнес-процесса.
- Измеряйте результаты с течением времени. Ожидаемые результаты могут проявиться не сразу.
- Обеспечьте всестороннее обучение сотрудников, понимая, что им потребуется время, чтобы адаптироваться к изменениям.
- Поймите, что автоматизация бизнес-процессов — это итеративная процедура, требующая долгосрочного видения.
Автоматизация бизнес-процессов, это не решение сиюминутных задач, а стратегия на весь период существования организации.
Заключение
Оптимизируя документооборот, предприятия малого и среднего бизнеса могут удовлетворить важные бизнес-потребности, снизить эксплуатационные расходы, улучшить качество обслуживания клиентов, обеспечить соответствие требованиям и безопасность, а также перераспределить внутренние ресурсы в другие стратегические области внутри организации. Независимо от того, стоит ли цель поддержать гибридную рабочую силу, улучшить качество обслуживания клиентов или улучшить финансовое состояние компании, всего этого можно достичь за счет автоматизации бизнес-процессов.
|
